“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”
El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.
Según Antonia Heredia “el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”
No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.
Lo importante de este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Tomado del Acuerdo 027 de 2006, art. Primero en el cual se modifica el uso del glosario de términos Archivísticos.
Heredia, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla, 1991. 5° edición.
lunes, 16 de noviembre de 2009
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LA ORGANIZACIÒN DOCUMENTAL
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
ORDENACIÓN
Ordenación y sistemas de ordenación
Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren una organización que los sitúe en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y configuración del cuadro de clasificación.
Cuenta además con unos principios básicos como son:
El principio de procedencia, donde cada documento debe conservarse en el fondo al que pertenezca.
El orden original, que busca un orden lógico de la documentación, según se haya producido.
Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe la clasificación funcional, que se relaciona con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace mediante secciones, series, subseries. La ordenación se da a nivel de la unidad de archivo cuándo se determina su ordenación dentro de la serie. Se puede ordenar mediante sistemas numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Por último el producto de la clasificación y ordenación es el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada documento.
Bibliografía
Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivística. García Marco, Francisco Javier.
Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren una organización que los sitúe en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y configuración del cuadro de clasificación.
Cuenta además con unos principios básicos como son:
El principio de procedencia, donde cada documento debe conservarse en el fondo al que pertenezca.
El orden original, que busca un orden lógico de la documentación, según se haya producido.
Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe la clasificación funcional, que se relaciona con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace mediante secciones, series, subseries. La ordenación se da a nivel de la unidad de archivo cuándo se determina su ordenación dentro de la serie. Se puede ordenar mediante sistemas numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Por último el producto de la clasificación y ordenación es el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada documento.
Bibliografía
Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivística. García Marco, Francisco Javier.
VALORES DOCUMENTALES
VALORES DOCUMENTALES
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestión en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes para la toma de decisiones. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos económicos de una entidad pública o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histórico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará, como el Acta de creación de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clínica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cómo fue curada o de algún trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoración documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en día se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenaría en poco tiempo y no se tendría espacio para albergar más documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situación y tomar una decisión pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retención y valoración documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentación. Otro punto muy importante es la preparación académica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentación, porque esta es una función propia de un archivista capacitado que posea una preparación amplia en el tema.
De esta manera se logrará organizar un archivo con documentos útiles para la vida cotidiana de la empresa.
________________________________________
[1] GODOY, J. LÓPEZ, I. CASILIMAS, C. Tablas de retención y transferencias documentales. Mini/manual número 4. Archivo general de la nación. División de clasificación y descripción. 2001, Pág 25-27.
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestión en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes para la toma de decisiones. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos económicos de una entidad pública o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histórico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará, como el Acta de creación de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clínica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cómo fue curada o de algún trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoración documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en día se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenaría en poco tiempo y no se tendría espacio para albergar más documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situación y tomar una decisión pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retención y valoración documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentación. Otro punto muy importante es la preparación académica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentación, porque esta es una función propia de un archivista capacitado que posea una preparación amplia en el tema.
De esta manera se logrará organizar un archivo con documentos útiles para la vida cotidiana de la empresa.
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[1] GODOY, J. LÓPEZ, I. CASILIMAS, C. Tablas de retención y transferencias documentales. Mini/manual número 4. Archivo general de la nación. División de clasificación y descripción. 2001, Pág 25-27.
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
Sección, Serie y Subserie documentales
SERIE, SUBSERIE Y SECCION DOCUMENTAL:
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
Conservan el orden original
Representan continuidad en el tiempo.
Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
Conservan el orden original
Representan continuidad en el tiempo.
Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Valoración documental
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país.
ACUERDO 27 DE 2006. ARTICULO 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país.
ACUERDO 27 DE 2006. ARTICULO 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Clases de Archivo por edad documental
Archivo: Conjunto de documentos, sin importar fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona natural o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades.
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.
Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concenciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivística en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación.
Bibliografía:
http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.unisalle.edu.co/archivo/documentos/induccion_sistema_archivo.ppt
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.
Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concenciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivística en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación.
Bibliografía:
http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.unisalle.edu.co/archivo/documentos/induccion_sistema_archivo.ppt
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