Ciclo Vital de los Documentos.
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes terminos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
lunes, 16 de noviembre de 2009
DOCUMENTO
DOCUMENTO
El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. En este caso trataré Documento desde la disciplina de la archivística.
“Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es, según M. Vázquez, la acepción más amplia posible para la palabra documento”¹.
Otra definición de documento es “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”².
En los archivos podemos encontrar diferentes documentos: de apoyo, de archivo, activos, esenciales, electrónicos de archivo, históricos, facilitativos, inactivos misionales, originales, semiactivos y públicos; de los cuales voy a profundizar en uno, en el documento de archivo.
Documento de archivo: se define como registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones³.
Existen unos aspectos que caracterizan al documento de archivo, los cuales la señora Vicenta Cortés entiende como principios y A. Heredia como notas caracterizadoras y son :
Seriado: se producen en un proceso natural.
Unicidad: son documentos únicos.
Objetividad: se generan para una situación o fin específico.
Integridad: deben cumplir las características internas y externas que garanticen la autenticidad u originalidad del documento.
- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento: Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.
__________________________________________________________________
¹ - Galende Díaz, Juan Carlos - García Ruipérez, Mariano “El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF (14 Noviembre 2009). Pág. 20 y Pág. 28
² - ³ Archivo General de la Nación de Colombia, “Acuerdo Nº 027 de 2006” Pág. 5
El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. En este caso trataré Documento desde la disciplina de la archivística.
“Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es, según M. Vázquez, la acepción más amplia posible para la palabra documento”¹.
Otra definición de documento es “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”².
En los archivos podemos encontrar diferentes documentos: de apoyo, de archivo, activos, esenciales, electrónicos de archivo, históricos, facilitativos, inactivos misionales, originales, semiactivos y públicos; de los cuales voy a profundizar en uno, en el documento de archivo.
Documento de archivo: se define como registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones³.
Existen unos aspectos que caracterizan al documento de archivo, los cuales la señora Vicenta Cortés entiende como principios y A. Heredia como notas caracterizadoras y son :
Seriado: se producen en un proceso natural.
Unicidad: son documentos únicos.
Objetividad: se generan para una situación o fin específico.
Integridad: deben cumplir las características internas y externas que garanticen la autenticidad u originalidad del documento.
- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento: Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.
__________________________________________________________________
¹ - Galende Díaz, Juan Carlos - García Ruipérez, Mariano “El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF (14 Noviembre 2009). Pág. 20 y Pág. 28
² - ³ Archivo General de la Nación de Colombia, “Acuerdo Nº 027 de 2006” Pág. 5
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio de procedencia: fundamentación teórica y práctica
Por Sebastián Alejandro Marín Agudelo
Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad.
El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.
_________. Archivo. Paleografía. Diplomática. Clasificación de archivos. Tratamiento de documentos archivísticos. [En linea]. Archivística. Disponible en: http://pdf.rincondelvago.com/archivistica.html [Consulta: 14 de noviembre de 2009]
__________. Sobre identidades nacionales, archivos y museos. [En línea]. Disponible en: www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=318 [consulta: 14 de noviembre de 2009]
Historiador Alemán (1817 – 1895). Director de los archivos del Estado Prusiano en 1875
Por Sebastián Alejandro Marín Agudelo
Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad.
El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.
_________. Archivo. Paleografía. Diplomática. Clasificación de archivos. Tratamiento de documentos archivísticos. [En linea]. Archivística. Disponible en: http://pdf.rincondelvago.com/archivistica.html [Consulta: 14 de noviembre de 2009]
__________. Sobre identidades nacionales, archivos y museos. [En línea]. Disponible en: www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=318 [consulta: 14 de noviembre de 2009]
Historiador Alemán (1817 – 1895). Director de los archivos del Estado Prusiano en 1875
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
LA CLASIFICACIÓN DOCUMETAL
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo No. 027 de 2006- Archivo glosario
Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Rupierez. Madrid 2001.
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo No. 027 de 2006- Archivo glosario
Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Rupierez. Madrid 2001.
ARCHIVO ¿QUE ES?
ARCHIVO
El termino archivo ha sido comprendido desde diversos puntos de vista
El Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones: “
1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad”
Aun que se pretende no todos los documentos de un archivo han sido valorados con criterios archivísticos y por esto no deja de ser archivo
2. “Institución responsable de la documentación la cual se encarga de recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.” En la actualidad un archivo puede ser asimilado y codificado como tal pero un archivo es más que la institución que los maneja.
3 “Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.” No solo puede ser un edificio; en los hogares la personas tenemos un archivo personal muy pequeño el cual no ocupa un edificio sino un espacio que cada persona tiene para conservar su documentación
“Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.”
Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia . No todos los documentos han sido tratados con los principios de la archivística y por ese hecho un archivo no deja de serlo.
Un archivo no pude definirse entonces como el conjunto de documentos como dicen unos o como la institución que los conserva o como la estructura que los alberga, cabe la posibilidad de ser entendido así por la forma con la cual ha sido visto por las personas.
Un archivo no se debe limitar a uno solo de estos conceptos ya que la definición de archivo es la combinación de aquellas definiciones. Aun así pretendo resaltar que un archivo por ser fuente primordial de información ve su razón de ser en el contenido hallado en los documentos
Por ello pretendo definir al archivo como: el conjunto de documentos sin importar su fecha, forma y soporte material producidos o recibidos por una persona o institución pública o privada, en ejercicio de sus funciones, conservados en una estructura o espacio determinado para la recepción, tratamiento, conservación y servicio de los documentos; con lo cual se proporciona que el documento sirva de testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente en la historia.
. Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
http://www.definicionabc.com/historia/archivo.php. noviembre 15 de 2009. Definición de archivo
3 Heredia Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
Martha Catalina Córdoba Cadavid
15/11/2009
El termino archivo ha sido comprendido desde diversos puntos de vista
El Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones: “
1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad”
Aun que se pretende no todos los documentos de un archivo han sido valorados con criterios archivísticos y por esto no deja de ser archivo
2. “Institución responsable de la documentación la cual se encarga de recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.” En la actualidad un archivo puede ser asimilado y codificado como tal pero un archivo es más que la institución que los maneja.
3 “Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.” No solo puede ser un edificio; en los hogares la personas tenemos un archivo personal muy pequeño el cual no ocupa un edificio sino un espacio que cada persona tiene para conservar su documentación
“Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.”
Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia . No todos los documentos han sido tratados con los principios de la archivística y por ese hecho un archivo no deja de serlo.
Un archivo no pude definirse entonces como el conjunto de documentos como dicen unos o como la institución que los conserva o como la estructura que los alberga, cabe la posibilidad de ser entendido así por la forma con la cual ha sido visto por las personas.
Un archivo no se debe limitar a uno solo de estos conceptos ya que la definición de archivo es la combinación de aquellas definiciones. Aun así pretendo resaltar que un archivo por ser fuente primordial de información ve su razón de ser en el contenido hallado en los documentos
Por ello pretendo definir al archivo como: el conjunto de documentos sin importar su fecha, forma y soporte material producidos o recibidos por una persona o institución pública o privada, en ejercicio de sus funciones, conservados en una estructura o espacio determinado para la recepción, tratamiento, conservación y servicio de los documentos; con lo cual se proporciona que el documento sirva de testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente en la historia.
. Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
http://www.definicionabc.com/historia/archivo.php. noviembre 15 de 2009. Definición de archivo
3 Heredia Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
Martha Catalina Córdoba Cadavid
15/11/2009
Gestión Documental
1. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Es necesario enmarcar la gestión documental en el concepto de archivo total ya que la gestión documental debe ser transversal a todos los procesos que se desarrollan dentro de la práctica archivística sea desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
2. Para una efectiva gestión documental se requiere contemplar los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, todos estos factores son necesarios para la conceptualización de un programa de gestión documental con el fin de generar rendimiento en el campo archivístico ya sea de una empresa publica o privada.
Se debe tener en cuenta que documento es toda fuente información sin importar el soporte en el cual éste registrada, esto es primordial al momento de definir la gestión documental electrónica porque en la actualidad en mayor o en menor grado las organizaciones se están moviendo en los entornos electrónicos los cuales contribuyen en el ahorro de tiempo, espacio y mayor agilidad para dar respuesta a los usuarios en los archivos e igualmente representa beneficios ecológicos para el planeta al ahorrar papel.
La gestión documental es importante por que en la medida que esta sea aplicada correctamente lograremos establecer un sistema de información que nos permita obtener un arquetipo de archivo que sirva de apoyo a la administración y que refleje la memoria e historia de la organización.
1. Acuerdo 027/2006 Glosario definiciones Archivísticas AGN
2. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Es necesario enmarcar la gestión documental en el concepto de archivo total ya que la gestión documental debe ser transversal a todos los procesos que se desarrollan dentro de la práctica archivística sea desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
2. Para una efectiva gestión documental se requiere contemplar los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, todos estos factores son necesarios para la conceptualización de un programa de gestión documental con el fin de generar rendimiento en el campo archivístico ya sea de una empresa publica o privada.
Se debe tener en cuenta que documento es toda fuente información sin importar el soporte en el cual éste registrada, esto es primordial al momento de definir la gestión documental electrónica porque en la actualidad en mayor o en menor grado las organizaciones se están moviendo en los entornos electrónicos los cuales contribuyen en el ahorro de tiempo, espacio y mayor agilidad para dar respuesta a los usuarios en los archivos e igualmente representa beneficios ecológicos para el planeta al ahorrar papel.
La gestión documental es importante por que en la medida que esta sea aplicada correctamente lograremos establecer un sistema de información que nos permita obtener un arquetipo de archivo que sirva de apoyo a la administración y que refleje la memoria e historia de la organización.
1. Acuerdo 027/2006 Glosario definiciones Archivísticas AGN
2. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Unidad documental y tipología
Unidad Documental:
Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Cabe destacar que para la aclaración de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologia documental.
Tipologia documental:
Considero que es lo mismo que pieza documental, ya que “es la unidad archivistica mínima que se conforma por un solo documento completo” .
Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologias que son más extensas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipologia documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologias que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipologia extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que este generando.
La unidad documental simple:
Es la que esta conformada por una sola tipologia, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión de la EIB, posee en un orden consecutivo y cronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipologia llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la EIB.
Unidad documental compuesta:
Es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por Ejemplo:
La unidad documental de la historia académica de Natalia Andrea Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un inviduo (Natalia) en función de ejecutar un programa académico.
Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Cabe destacar que para la aclaración de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologia documental.
Tipologia documental:
Considero que es lo mismo que pieza documental, ya que “es la unidad archivistica mínima que se conforma por un solo documento completo” .
Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologias que son más extensas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipologia documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologias que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipologia extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que este generando.
La unidad documental simple:
Es la que esta conformada por una sola tipologia, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión de la EIB, posee en un orden consecutivo y cronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipologia llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la EIB.
Unidad documental compuesta:
Es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por Ejemplo:
La unidad documental de la historia académica de Natalia Andrea Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un inviduo (Natalia) en función de ejecutar un programa académico.
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