Archivo: Conjunto de documentos, sin importar fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona natural o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades.
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.
Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concenciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivística en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación.
Bibliografía:
http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.unisalle.edu.co/archivo/documentos/induccion_sistema_archivo.ppt
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ARCHIVO DE GESTION O DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS:
ResponderEliminarComprende toda la documentación que es sometida aq continúa utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO:
En el se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la entidad. Una vez finalizado su trámite, pero que siguen siendo objeto de consultar por las oficinas y los particulares en general
En esta fase una vez lograda la respuesta o solución al asunto empezando, el documento o expediente se debe conservar en caso de ser objeto de consulta o de antecedente.
ARCHIVO PERMANENTE O HISTORICO:
A este se transfiere desde el archivo central la documentación que, por decisión del comité de archivo, las Tablas de Retención y Valoración Documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia o la cultura
Los documentos en esta fase alcanzan los valores primarios y secundarios.