PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Principio de procedencia: fundamentación teórica y práctica

Por Sebastián Alejandro Marín Agudelo

Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad.

El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.

_________. Archivo. Paleografía. Diplomática. Clasificación de archivos. Tratamiento de documentos archivísticos. [En linea]. Archivística. Disponible en: http://pdf.rincondelvago.com/archivistica.html [Consulta: 14 de noviembre de 2009]
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Historiador Alemán (1817 – 1895). Director de los archivos del Estado Prusiano en 1875