1. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Es necesario enmarcar la gestión documental en el concepto de archivo total ya que la gestión documental debe ser transversal a todos los procesos que se desarrollan dentro de la práctica archivística sea desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
2. Para una efectiva gestión documental se requiere contemplar los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, todos estos factores son necesarios para la conceptualización de un programa de gestión documental con el fin de generar rendimiento en el campo archivístico ya sea de una empresa publica o privada.
Se debe tener en cuenta que documento es toda fuente información sin importar el soporte en el cual éste registrada, esto es primordial al momento de definir la gestión documental electrónica porque en la actualidad en mayor o en menor grado las organizaciones se están moviendo en los entornos electrónicos los cuales contribuyen en el ahorro de tiempo, espacio y mayor agilidad para dar respuesta a los usuarios en los archivos e igualmente representa beneficios ecológicos para el planeta al ahorrar papel.
La gestión documental es importante por que en la medida que esta sea aplicada correctamente lograremos establecer un sistema de información que nos permita obtener un arquetipo de archivo que sirva de apoyo a la administración y que refleje la memoria e historia de la organización.
1. Acuerdo 027/2006 Glosario definiciones Archivísticas AGN
2. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
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Gestión Documental:
ResponderEliminarEs la disposición sistemática, ordenación, descripción y acceso a los documentos
De una organización o persona, por su permanencia y significado legal, administrativo e histórico
Profesor José Luis me parece muy bien que haya creado este espacio para instruirnos y debatir acerca de lo que es la gestión documental específicamente lo que tiene que ver con selección y organización documental todos los conceptos y noticias que ah subido nos abren un poco más el panorama de lo que son los archivos y la archivistica espero que muchas personas mas se interesen en este tema.
ResponderEliminarPor ultimo lo quiero invitar a que visite mi blogg el cual trata de la relación que tiene la tecnología e informática con los archivos en el siguiente enlace:
http://archivoinformatico.wordpress.com/
Gestión Documental:
ResponderEliminarIdentificación: reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación.
Descripción: obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los usuarios con la realización de guías, catálogos e inventarios.
Evaluación y selección: aplicación de la valoración documental (primaria y secundaria) y aplicar las modalidades de selección (documento a documento y cualitativa) y muestreo (aleatorio y sistemático).