lunes, 16 de noviembre de 2009

Sección, Serie y Subserie documentales

SERIE, SUBSERIE Y SECCION DOCUMENTAL:
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
 Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
 Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
 Conservan el orden original
 Representan continuidad en el tiempo.
 Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas




SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1

EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva

Unidad documental


SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.

1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.

4 comentarios:

  1. SERIES HISTORIAS

    Las Historias Laborales, junto con las Académicas y las Clínicas son los expedientes que condensan gran parte de la historia pública y privada de las personas en sus tres estamentos, sin olvidar que son un componente excepcional del bienestar físico y espiritual de los seres humanos vinculados a cualquier institución laboral (pues permiten desarrollar sus derechos a la seguridad social, la educación, la recreación, el libre desarrollo de la personalidad, al trabajo).


    “Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual con alguna institución. Se organiza de manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de personal”


    HISTORIAS CLINICAS

    Las Historias Clínicas, constituyen un expediente esencial para los seres humanos, son herramientas esenciales para la materialización de uno de los principales aspectos del bienestar: la salud. La HISTORIA CLÍNICA es el registro de la evolución de las condiciones orgánicas de las personas, indispensable para el ejercicio profesional de la medicina y testimonio con valor legal de la responsabilidad de los actores del sector salud (actos médicos) y sin duda fuente histórica para recrear la evolución de la medicina y de la salud de las poblaciones.


    “La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente pude ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley”


    HISTORIAS ACADEMICAS

    La historia académica del estudiante, es una serie documental de acceso reservado que contiene toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria académica en desarrollo de una relación legal y reglamentaria de derecho público en las instituciones académicas.

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  2. SERIES DOCUMENTALES:
    ACTAS
    Acta de Reunión Grupo de Trabajo
    Se elimina debido a que sus valores son para la gestión administrativa que da cuenta del cumplimiento de funciones, los grupos no están legalmente conformados, son creados para la agilizar la realización de actividades. El resultado de estas reuniones se ve reflejado en los informes de gestión de cada dependencia.

    CONTRATOS
    Se realiza selección para conservación permanente luego de que los documentos pierden la vigencia y los valores administrativos, se selecciona una muestra del 1% por polos de interés y el valor secundario no mediato que pueda adquirir; la valoración se ha basado en los valores fiscales, contables, legales y la Ley 80 de 1993 que habla sobre la prescripción de las responsabilidad contractual.
    Para los contratos de obra se tuvo en cuenta la importancia de está información para la investigación, la ciencia y la cultura debido a la transformación y cambios urbanísticos que se derivan de las obras de esta entidad esto lleva a un porcentaje más alta para el muestreo.

    INFORMES
    Se eliminan cumplidos el tiempo de retención porque esta información se encuentra contenida en los informes de Gerencia. Para esta valoración se tuvo en cuenta los valores fiscales y administrativos.

    INSTRUMENTOS DE CONTROL
    Se hace una valoración por polos de interés y se selecciona un muestreo del 2% para el archivo histórico, se tuvo en cuenta los valores administrativos, legales y la frecuente consulta de estos documentos para responder cualquier eventualidad

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  3. necesito saber sis las historias laborales se pueden marcar asi:
    Historias : Serie
    Historias :laborales Subserie
    si legalmetne se puede hacer y que me norma o directriz me lo sustenta ya se por que si o por que no.
    mi e-mail es jatleya@gmail.com

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  4. gracias por la información, me sirvió mucho de ayuda!!!

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