VALORACIÓN DOCUMENTAL

Valoración documental
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país.

ACUERDO 27 DE 2006. ARTICULO 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION