DOCUMENTO
El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. En este caso trataré Documento desde la disciplina de la archivística.
“Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es, según M. Vázquez, la acepción más amplia posible para la palabra documento”¹.
Otra definición de documento es “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”².
En los archivos podemos encontrar diferentes documentos: de apoyo, de archivo, activos, esenciales, electrónicos de archivo, históricos, facilitativos, inactivos misionales, originales, semiactivos y públicos; de los cuales voy a profundizar en uno, en el documento de archivo.
Documento de archivo: se define como registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones³.
Existen unos aspectos que caracterizan al documento de archivo, los cuales la señora Vicenta Cortés entiende como principios y A. Heredia como notas caracterizadoras y son :
Seriado: se producen en un proceso natural.
Unicidad: son documentos únicos.
Objetividad: se generan para una situación o fin específico.
Integridad: deben cumplir las características internas y externas que garanticen la autenticidad u originalidad del documento.
- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento: Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.
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¹ - Galende Díaz, Juan Carlos - García Ruipérez, Mariano “El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF (14 Noviembre 2009). Pág. 20 y Pág. 28
² - ³ Archivo General de la Nación de Colombia, “Acuerdo Nº 027 de 2006” Pág. 5
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DOCUMENTO: la palabra proviene del vocablo latino “docere” que significa enseñar. En sentido general, se entiende por documento cualquier soporte que contiene registrada información serian: Documentos, libros, revistas, fotografías, pinturas, mapas, informes, medios magnéticos, objetos tridimensionales, inscripciones, sellos, medallas, cuadros, discos y casettes, bosquejos, bocetos entre otros.
ResponderEliminarEl reglamento general de archivo define el concepto de documento de Archivo: “Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal o legal, contable, valor científico. Económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación”.
Documento:
ResponderEliminarInformación registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documentos No Radicables:
Aquellos documentos que solo se les lleva un control para sustentar la entrega a las dependencias que deben atenderlos, como folletos, revistas, publicaciones, propagandas, comunicaciones personales, documentos contables.
Documentos Radicables:
Corresponden a las comunicaciones oficiales que son todas aquellas producidas o recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
Que bueno que todas las personas comprendieran el gran significado de esta palabra, aún hay muchos incrédulos que solo piensan que un documento necesariamente es en papel cuando muy claramente este texto nos demuestra que es todo tipo de soporte que almacena información.
ResponderEliminarEstá Excelente la Definición
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