VALORES DOCUMENTALES

VALORES DOCUMENTALES

Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestión en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes para la toma de decisiones. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos económicos de una entidad pública o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histórico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará, como el Acta de creación de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clínica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cómo fue curada o de algún trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoración documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en día se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenaría en poco tiempo y no se tendría espacio para albergar más documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situación y tomar una decisión pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retención y valoración documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentación. Otro punto muy importante es la preparación académica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentación, porque esta es una función propia de un archivista capacitado que posea una preparación amplia en el tema.
De esta manera se logrará organizar un archivo con documentos útiles para la vida cotidiana de la empresa.


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[1] GODOY, J. LÓPEZ, I. CASILIMAS, C. Tablas de retención y transferencias documentales. Mini/manual número 4. Archivo general de la nación. División de clasificación y descripción. 2001, Pág 25-27.




SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1

EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva

Unidad documental


SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.

1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.