ORDENACIÓN

Ordenación y sistemas de ordenación

Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren una organización que los sitúe en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y configuración del cuadro de clasificación.
Cuenta además con unos principios básicos como son:
El principio de procedencia, donde cada documento debe conservarse en el fondo al que pertenezca.
El orden original, que busca un orden lógico de la documentación, según se haya producido.
Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe la clasificación funcional, que se relaciona con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace mediante secciones, series, subseries. La ordenación se da a nivel de la unidad de archivo cuándo se determina su ordenación dentro de la serie. Se puede ordenar mediante sistemas numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Por último el producto de la clasificación y ordenación es el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada documento.




Bibliografía
Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivística. García Marco, Francisco Javier.