“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales”
El principio de orden original da facilidad en el uso de la documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo.
Según Antonia Heredia “el principio de orden original los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Y nos son otra cosa que la consecuencia del fondo”
No se debe confundir este principio, con la ordenación pues son dos cosas diferentes en función de la organización de un Archivo; la ordenación es un sistema en el cual las agrupaciones documentales dándoles un orden alfabético, cronológico, onomástico etc.
Lo importante de este principio de orden original es que permite la secuencia y orden del documento producido por ese fondo, accediendo más fácil a la ordenación de las piezas dentro de las agrupaciones documentales.
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Tomado del Acuerdo 027 de 2006, art. Primero en el cual se modifica el uso del glosario de términos Archivísticos.
Heredia, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla, 1991. 5° edición.
lunes, 16 de noviembre de 2009
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LA ORGANIZACIÒN DOCUMENTAL
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió" .
Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas, es el de la perdida de información, consecuencia de la mala organización de los documentos.
Cuando el archivista identifica las necesidades de información de una organización, debe iniciar el proceso de tratamiento del fondo documental, analizando la estructura para conocer los documentos que produce.
"las necesidades de información deben determinar las características del tratamiento, y, recíprocamente, la calidad del tratamiento determina el resultado de la recuperación, y la consiguiente satisfacción de esas necesidades" . A continuación, se procede a elaborar un plan de clasificación que consiste en agrupar los documentos de acuerdo a sus características. Existen cuatro posibilidades de clasificar: la clasificación funcional: basada en las funciones de la institución; la clasificación orgánica: basada en su estructuración administrativa interna; la clasificación mixta de carácter funcional estructural: funciones y estructura de la empresa, y la clasificación temática: para clasificar colecciones de materiales desorganizados. Este proceso conlleva a determinar las series, subseries, piezas y a la creación del cuadro de clasificación documental.
Posteriormente se procede a la ordenación que es la disposición física de los documentos en los depósitos, determinando el criterio por el que se va a ordenar (numérico, cronológico, alfabético o mixto); se continúa con la asignación de una notación de identificación que individualice al documento, y luego se ubica en la instalación física. Luego, se procede a describir los documentos, que consiste en analizarlos, dando como resultado una serie de notas que expresan el contenido del documento. Por último, se realiza la indización, que es la operación mediante la cual se asegura la ordenación de los términos que se pueden recuperar de forma rápida, y, expresar los conceptos que satisfacen las necesidades de los usuarios, creando puntos de acceso al contenido de los documentos
Cita tomada del Archivo Central del Ministerio de Cultura del Perù. http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/infogen.php Conceptos bàsicos en archivìstica.Procesos tècnicos Archivìsticos.Organziaciòn Documental. 1:30 pm, 13/11/2009.
GARCÌA MARCO, Francisco Javier.Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivìstica.Area de Bibliteconomìa y Documentaciòn.Universidad de Zaragosa.1995. Pàg. 93.
ORDENACIÓN
Ordenación y sistemas de ordenación
Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren una organización que los sitúe en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y configuración del cuadro de clasificación.
Cuenta además con unos principios básicos como son:
El principio de procedencia, donde cada documento debe conservarse en el fondo al que pertenezca.
El orden original, que busca un orden lógico de la documentación, según se haya producido.
Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe la clasificación funcional, que se relaciona con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace mediante secciones, series, subseries. La ordenación se da a nivel de la unidad de archivo cuándo se determina su ordenación dentro de la serie. Se puede ordenar mediante sistemas numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Por último el producto de la clasificación y ordenación es el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada documento.
Bibliografía
Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivística. García Marco, Francisco Javier.
Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ello requieren una organización que los sitúe en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y configuración del cuadro de clasificación.
Cuenta además con unos principios básicos como son:
El principio de procedencia, donde cada documento debe conservarse en el fondo al que pertenezca.
El orden original, que busca un orden lógico de la documentación, según se haya producido.
Aclarando que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe la clasificación funcional, que se relaciona con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace mediante secciones, series, subseries. La ordenación se da a nivel de la unidad de archivo cuándo se determina su ordenación dentro de la serie. Se puede ordenar mediante sistemas numéricos, alfabéticos y alfanuméricos.
Por último el producto de la clasificación y ordenación es el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada documento.
Bibliografía
Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la archivística. García Marco, Francisco Javier.
VALORES DOCUMENTALES
VALORES DOCUMENTALES
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestión en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes para la toma de decisiones. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos económicos de una entidad pública o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histórico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará, como el Acta de creación de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clínica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cómo fue curada o de algún trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoración documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en día se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenaría en poco tiempo y no se tendría espacio para albergar más documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situación y tomar una decisión pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retención y valoración documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentación. Otro punto muy importante es la preparación académica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentación, porque esta es una función propia de un archivista capacitado que posea una preparación amplia en el tema.
De esta manera se logrará organizar un archivo con documentos útiles para la vida cotidiana de la empresa.
________________________________________
[1] GODOY, J. LÓPEZ, I. CASILIMAS, C. Tablas de retención y transferencias documentales. Mini/manual número 4. Archivo general de la nación. División de clasificación y descripción. 2001, Pág 25-27.
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario. Los valores primarios se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, (como el Archivo de gestión en donde se producen los documentos, y el Archivo central donde los documentos poseen un plazo precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta) ellos son: ADMINISTRATIVO: Se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos a cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes para la toma de decisiones. JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. LEGAL: Lo tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o Hacienda Pública. CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los movimientos económicos de una entidad pública o privada[1]. Los valores secundarios se dan en la segunda y tercera etapa del ciclo vital de los documentos (como en el Archivo central e histórico). Entre estos se encuentran los valores CIENTIFICOS, CULTURALES E HISTÓRICOS. Esta categoría de valores se requiere para la reconstrucción de la historia. Son representativos para la ciencia, sirven como fuente de consulta para los investigadores y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y utilizará, como el Acta de creación de una empresa y sus escrituras y para el caso de un Hospital, una Historia Clínica que trate de alguna enfermedad nunca antes tratada y cómo fue curada o de algún trasplante complejo. Hay que tener en cuenta estos valores a la hora de realizar una adecuada valoración documental ya que es aquella labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital1. Hoy en día se dificulta esta actividad porque las personas creen que todos los documentos son importantes y deben guardarse, pero si esto sucede, el archivo se llenaría en poco tiempo y no se tendría espacio para albergar más documentos; hay que reconocer que todo documento posee su valor, pero es necesario analizar bien la situación y tomar una decisión pertinente a la hora de eliminar el documento, teniendo en cuenta el plazo precaucional, la vigencia y la importancia del mismo. Es por eso que se deben realizar unas buenas tablas de retención y valoración documental, ya que estos instrumentos ayudan a seleccionar y determinar la documentación. Otro punto muy importante es la preparación académica que tiene el personal que realiza esta labor. Cualquier persona no puede valorar la documentación, porque esta es una función propia de un archivista capacitado que posea una preparación amplia en el tema.
De esta manera se logrará organizar un archivo con documentos útiles para la vida cotidiana de la empresa.
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[1] GODOY, J. LÓPEZ, I. CASILIMAS, C. Tablas de retención y transferencias documentales. Mini/manual número 4. Archivo general de la nación. División de clasificación y descripción. 2001, Pág 25-27.
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
Sección, Serie y Subserie documentales
SERIE, SUBSERIE Y SECCION DOCUMENTAL:
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
Conservan el orden original
Representan continuidad en el tiempo.
Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
El acuerdo 027 del 2006 define serie como: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros”.
Las series se caracterizan por:
Se ordenan siguiendo el trámite administrativo.
Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos
Conservan el orden original
Representan continuidad en el tiempo.
Puede dividirse en subseries
EJ: SERIE: Actas
SUBSERIE: se define como: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.” 1
EJ: SUBSERIE: Actas de la Junta directiva
Unidad documental
SECCION DOCUMENTAL: es la unidad administrativa que produce los documentos. Ej: Dirección, Secretaria General, Tesorería, etc.
1. Acuerdo 027 de 2006. Consejo directivo del Archivo General de la Nación.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Valoración documental
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país.
ACUERDO 27 DE 2006. ARTICULO 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país.
ACUERDO 27 DE 2006. ARTICULO 1 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Clases de Archivo por edad documental
Archivo: Conjunto de documentos, sin importar fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona natural o jurídica, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades.
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.
Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concenciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivística en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación.
Bibliografía:
http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.unisalle.edu.co/archivo/documentos/induccion_sistema_archivo.ppt
Archivo de gestión: es el archivo que contiene documentos generados en los procesos de administración, donde reposa información que se encuentra en tramite y actualmente es consultada y utilizada para el procedimiento de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Este archivo pertenece a la entidad como tal, pero su responsable es el jefe de la dependencia, ya que es administrado y custodiado por la dependencia; por su importancia es guardado y permanece en esta por haber generado los documentos, Se establece en la organización el tiempo que los documentos se resguardaran en la oficina, después serán trasladados al archivo central.
Archivo central: el archivo central es el encargado de recibir las transferencias del archivo de gestión, los documentos que reposan en este archivo no son consultados por los usuarios con mucha frecuencia, dichos documentos son transferidos de acuerdo con los tiempos establecidos según la Tabla de Retención Documental, aunque no son tan consultados siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y otros usuarios.
Archivo histórico: es el archivo donde reposa la información que ha sido trasladada por el archivo central, que por la disposición del comité de archivo de dicha empresa debe ser de conservación total, porque en dicha documentación se tiene valor cultural, y para la ciencia y la investigación.
Desde el punto del administrador documental, estas definiciones permiten al usuario interno y externo concenciar y tener un conocimiento básico de los conceptos archivísticos, puesto que por la falta de cultura archivística en las organizaciones aún no se tiene claro los conceptos de la administración documental. Es necesario para definir la ubicación de un documento saber que valor tiene para la organización:
Valores primarios, archivo de gestión y central: administrativo, legal, jurídico, fiscal y contable.
Valores secundarios, archivo histórico: para la cultura, la ciencia y la investigación.
Bibliografía:
http://html.rincondelvago.com/archivo-historico.html
http://www.archivogeneral.gov.co/
http://www.unisalle.edu.co/archivo/documentos/induccion_sistema_archivo.ppt
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Ciclo Vital de los Documentos.
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes terminos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.
Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.
Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.
Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes terminos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios
Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
DOCUMENTO
DOCUMENTO
El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. En este caso trataré Documento desde la disciplina de la archivística.
“Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es, según M. Vázquez, la acepción más amplia posible para la palabra documento”¹.
Otra definición de documento es “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”².
En los archivos podemos encontrar diferentes documentos: de apoyo, de archivo, activos, esenciales, electrónicos de archivo, históricos, facilitativos, inactivos misionales, originales, semiactivos y públicos; de los cuales voy a profundizar en uno, en el documento de archivo.
Documento de archivo: se define como registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones³.
Existen unos aspectos que caracterizan al documento de archivo, los cuales la señora Vicenta Cortés entiende como principios y A. Heredia como notas caracterizadoras y son :
Seriado: se producen en un proceso natural.
Unicidad: son documentos únicos.
Objetividad: se generan para una situación o fin específico.
Integridad: deben cumplir las características internas y externas que garanticen la autenticidad u originalidad del documento.
- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento: Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.
__________________________________________________________________
¹ - Galende Díaz, Juan Carlos - García Ruipérez, Mariano “El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF (14 Noviembre 2009). Pág. 20 y Pág. 28
² - ³ Archivo General de la Nación de Colombia, “Acuerdo Nº 027 de 2006” Pág. 5
El concepto de documento ha variado con el paso del tiempo y ha sido empleado con distintos significados por muy diversas disciplinas. En este caso trataré Documento desde la disciplina de la archivística.
“Para los documentalistas un documento es cualquier soporte, de cualquier índole, que contiene información de interés para una determinada materia. Es, según M. Vázquez, la acepción más amplia posible para la palabra documento”¹.
Otra definición de documento es “Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado”².
En los archivos podemos encontrar diferentes documentos: de apoyo, de archivo, activos, esenciales, electrónicos de archivo, históricos, facilitativos, inactivos misionales, originales, semiactivos y públicos; de los cuales voy a profundizar en uno, en el documento de archivo.
Documento de archivo: se define como registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones³.
Existen unos aspectos que caracterizan al documento de archivo, los cuales la señora Vicenta Cortés entiende como principios y A. Heredia como notas caracterizadoras y son :
Seriado: se producen en un proceso natural.
Unicidad: son documentos únicos.
Objetividad: se generan para una situación o fin específico.
Integridad: deben cumplir las características internas y externas que garanticen la autenticidad u originalidad del documento.
- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento: Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.
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¹ - Galende Díaz, Juan Carlos - García Ruipérez, Mariano “El concepto de documento desde una perspectiva interdisciplinar: de la diplomática a la archivística”. http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF (14 Noviembre 2009). Pág. 20 y Pág. 28
² - ³ Archivo General de la Nación de Colombia, “Acuerdo Nº 027 de 2006” Pág. 5
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio de procedencia: fundamentación teórica y práctica
Por Sebastián Alejandro Marín Agudelo
Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad.
El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.
_________. Archivo. Paleografía. Diplomática. Clasificación de archivos. Tratamiento de documentos archivísticos. [En linea]. Archivística. Disponible en: http://pdf.rincondelvago.com/archivistica.html [Consulta: 14 de noviembre de 2009]
__________. Sobre identidades nacionales, archivos y museos. [En línea]. Disponible en: www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=318 [consulta: 14 de noviembre de 2009]
Historiador Alemán (1817 – 1895). Director de los archivos del Estado Prusiano en 1875
Por Sebastián Alejandro Marín Agudelo
Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias de la información y de la documentación. El principio de procedencia es una de estas bases, que por más de un siglo, ha integrado la fundamentación teórica y practica de la archivística; éste se le atribuye al archivista francés, Natalis de Wailly , en 1841, y como su propio nombre lo indica tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos; es considerado desde su aparición como el eje principal de la archivística moderna. Afecta todo el quehacer archivístico y particularmente a los procesos de clasificación, descripción y selección, por la referencia obligatoria que tienen que hacer al origen de los documentos, oficializada por la norma ISAD (G), elaborada para garantizar la integridad de los fondos. El principio de procedencia desde su enunciación ha permitido establecer la verdadera naturaleza de los documentos producidos por un organismo, institución o persona y ha sentado las bases para la diferenciación de la archivística con otras disciplinas, de las que anteriormente, se le creía auxiliar. A la vez que establece la diferencia entre fondo y colección , dándole al fondo un contexto de mayor relevancia, aunque no teniéndose en cuenta las relaciones que pudieran suceder en sus niveles inferiores documentales (secciones, series, expedientes), por lo que, el principio de procedencia adquiere otra dimensión enunciada como un nuevo principio en 1881, por Heinrich Von Sybel , que es el de orden original, el cual establece que los documentos deben ser conservados en el orden original en el que los produjeron y de acuerdo a las actividades y estructura de la entidad.
El respeto al principio que establece que los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros, es lo que permite mantener una cohesión entre los documentos y los fondos de un archivo y así mismo entre los fondos y la estructura orgánica de una institución. Este principio otorga a los fondos, autonomía e independencia del lugar de conservación de los documentos, por tal razón, sin importar si los fondos se encuentran dentro o fuera de la organización, tendrán un orden lógico y estructurado que permite la unidad de los documentos así como revelar su significado y lograr entenderlos. La aplicación del principio de procedencia se convierte entonces en un principio teórico y practico que permite vislumbrar el objeto de estudio de la Archivística y su método.
_________. Archivo. Paleografía. Diplomática. Clasificación de archivos. Tratamiento de documentos archivísticos. [En linea]. Archivística. Disponible en: http://pdf.rincondelvago.com/archivistica.html [Consulta: 14 de noviembre de 2009]
__________. Sobre identidades nacionales, archivos y museos. [En línea]. Disponible en: www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=318 [consulta: 14 de noviembre de 2009]
Historiador Alemán (1817 – 1895). Director de los archivos del Estado Prusiano en 1875
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
LA CLASIFICACIÓN DOCUMETAL
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo No. 027 de 2006- Archivo glosario
Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Rupierez. Madrid 2001.
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
Según el Acuerdo No. 027-2006- glosario
Define
Clasificación documental: Como Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Así mismo, para clasificar los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde lo más amplios hasta los más específicos, según T. R Schellenberg propone lo siguiente, que por CRITERIOS: como las acciones a que se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce, los asuntos y materias de los que versan. Por SISTEMAS la cual establece tres tipos, la clasificación funcional, orgánica, y por materias, LA ELECCIÓN DEL SISTEMA y el CUADRO DE CLASIFICACIÓN (M. Roberge lo define como una estructura jerárquica lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos.)
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo No. 027 de 2006- Archivo glosario
Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid, Fundación Germán Sánchez Rupierez. Madrid 2001.
ARCHIVO ¿QUE ES?
ARCHIVO
El termino archivo ha sido comprendido desde diversos puntos de vista
El Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones: “
1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad”
Aun que se pretende no todos los documentos de un archivo han sido valorados con criterios archivísticos y por esto no deja de ser archivo
2. “Institución responsable de la documentación la cual se encarga de recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.” En la actualidad un archivo puede ser asimilado y codificado como tal pero un archivo es más que la institución que los maneja.
3 “Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.” No solo puede ser un edificio; en los hogares la personas tenemos un archivo personal muy pequeño el cual no ocupa un edificio sino un espacio que cada persona tiene para conservar su documentación
“Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.”
Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia . No todos los documentos han sido tratados con los principios de la archivística y por ese hecho un archivo no deja de serlo.
Un archivo no pude definirse entonces como el conjunto de documentos como dicen unos o como la institución que los conserva o como la estructura que los alberga, cabe la posibilidad de ser entendido así por la forma con la cual ha sido visto por las personas.
Un archivo no se debe limitar a uno solo de estos conceptos ya que la definición de archivo es la combinación de aquellas definiciones. Aun así pretendo resaltar que un archivo por ser fuente primordial de información ve su razón de ser en el contenido hallado en los documentos
Por ello pretendo definir al archivo como: el conjunto de documentos sin importar su fecha, forma y soporte material producidos o recibidos por una persona o institución pública o privada, en ejercicio de sus funciones, conservados en una estructura o espacio determinado para la recepción, tratamiento, conservación y servicio de los documentos; con lo cual se proporciona que el documento sirva de testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente en la historia.
. Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
http://www.definicionabc.com/historia/archivo.php. noviembre 15 de 2009. Definición de archivo
3 Heredia Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
Martha Catalina Córdoba Cadavid
15/11/2009
El termino archivo ha sido comprendido desde diversos puntos de vista
El Consejo Internacional de Archivos lo define con tres acepciones: “
1. “Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad”
Aun que se pretende no todos los documentos de un archivo han sido valorados con criterios archivísticos y por esto no deja de ser archivo
2. “Institución responsable de la documentación la cual se encarga de recepción, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.” En la actualidad un archivo puede ser asimilado y codificado como tal pero un archivo es más que la institución que los maneja.
3 “Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.” No solo puede ser un edificio; en los hogares la personas tenemos un archivo personal muy pequeño el cual no ocupa un edificio sino un espacio que cada persona tiene para conservar su documentación
“Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.”
Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia . No todos los documentos han sido tratados con los principios de la archivística y por ese hecho un archivo no deja de serlo.
Un archivo no pude definirse entonces como el conjunto de documentos como dicen unos o como la institución que los conserva o como la estructura que los alberga, cabe la posibilidad de ser entendido así por la forma con la cual ha sido visto por las personas.
Un archivo no se debe limitar a uno solo de estos conceptos ya que la definición de archivo es la combinación de aquellas definiciones. Aun así pretendo resaltar que un archivo por ser fuente primordial de información ve su razón de ser en el contenido hallado en los documentos
Por ello pretendo definir al archivo como: el conjunto de documentos sin importar su fecha, forma y soporte material producidos o recibidos por una persona o institución pública o privada, en ejercicio de sus funciones, conservados en una estructura o espacio determinado para la recepción, tratamiento, conservación y servicio de los documentos; con lo cual se proporciona que el documento sirva de testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente en la historia.
. Dictionary of archival terminology = Dictionnaire de terminologie archivistique : English and French, with equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J. Himly and Peter Walne; Munchen ; New York : K.G. Saur, 1984. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
http://www.definicionabc.com/historia/archivo.php. noviembre 15 de 2009. Definición de archivo
3 Heredia Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1993. “Wikipedia la enciclopedia libre. Noviembre 15 de 2009” definición de archivo
Martha Catalina Córdoba Cadavid
15/11/2009
Gestión Documental
1. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Es necesario enmarcar la gestión documental en el concepto de archivo total ya que la gestión documental debe ser transversal a todos los procesos que se desarrollan dentro de la práctica archivística sea desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
2. Para una efectiva gestión documental se requiere contemplar los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, todos estos factores son necesarios para la conceptualización de un programa de gestión documental con el fin de generar rendimiento en el campo archivístico ya sea de una empresa publica o privada.
Se debe tener en cuenta que documento es toda fuente información sin importar el soporte en el cual éste registrada, esto es primordial al momento de definir la gestión documental electrónica porque en la actualidad en mayor o en menor grado las organizaciones se están moviendo en los entornos electrónicos los cuales contribuyen en el ahorro de tiempo, espacio y mayor agilidad para dar respuesta a los usuarios en los archivos e igualmente representa beneficios ecológicos para el planeta al ahorrar papel.
La gestión documental es importante por que en la medida que esta sea aplicada correctamente lograremos establecer un sistema de información que nos permita obtener un arquetipo de archivo que sirva de apoyo a la administración y que refleje la memoria e historia de la organización.
1. Acuerdo 027/2006 Glosario definiciones Archivísticas AGN
2. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Es necesario enmarcar la gestión documental en el concepto de archivo total ya que la gestión documental debe ser transversal a todos los procesos que se desarrollan dentro de la práctica archivística sea desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
2. Para una efectiva gestión documental se requiere contemplar los siguientes procesos: producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, todos estos factores son necesarios para la conceptualización de un programa de gestión documental con el fin de generar rendimiento en el campo archivístico ya sea de una empresa publica o privada.
Se debe tener en cuenta que documento es toda fuente información sin importar el soporte en el cual éste registrada, esto es primordial al momento de definir la gestión documental electrónica porque en la actualidad en mayor o en menor grado las organizaciones se están moviendo en los entornos electrónicos los cuales contribuyen en el ahorro de tiempo, espacio y mayor agilidad para dar respuesta a los usuarios en los archivos e igualmente representa beneficios ecológicos para el planeta al ahorrar papel.
La gestión documental es importante por que en la medida que esta sea aplicada correctamente lograremos establecer un sistema de información que nos permita obtener un arquetipo de archivo que sirva de apoyo a la administración y que refleje la memoria e historia de la organización.
1. Acuerdo 027/2006 Glosario definiciones Archivísticas AGN
2. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción, recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Unidad documental y tipología
Unidad Documental:
Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Cabe destacar que para la aclaración de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologia documental.
Tipologia documental:
Considero que es lo mismo que pieza documental, ya que “es la unidad archivistica mínima que se conforma por un solo documento completo” .
Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologias que son más extensas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipologia documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologias que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipologia extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que este generando.
La unidad documental simple:
Es la que esta conformada por una sola tipologia, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión de la EIB, posee en un orden consecutivo y cronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipologia llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la EIB.
Unidad documental compuesta:
Es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por Ejemplo:
La unidad documental de la historia académica de Natalia Andrea Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un inviduo (Natalia) en función de ejecutar un programa académico.
Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Cabe destacar que para la aclaración de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologia documental.
Tipologia documental:
Considero que es lo mismo que pieza documental, ya que “es la unidad archivistica mínima que se conforma por un solo documento completo” .
Ejemplos: una carta, un recibo de caja, una hoja de vida, una ley, una resolución, etc.
Hay algunas tipologias que son más extensas que otras ya que en las unidades documentales simples están conformadas por una tipologia documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologias que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipologia extensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que este generando.
La unidad documental simple:
Es la que esta conformada por una sola tipologia, ya que su función es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión de la EIB, posee en un orden consecutivo y cronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la que contiene una sola tipologia llamada Actas de reunión, en las que están registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores administrativas de la EIB.
Unidad documental compuesta:
Es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en común. Por Ejemplo:
La unidad documental de la historia académica de Natalia Andrea Echeverri, posee la fotocopia del documento de identidad (cedula), Formulario de inscripción, Cuenta de servicios públicos, Certificado de bachillerato, diploma de bachillerato, pruebas del examen de estado, registro de las notas, etc. Muchos documentos que se relacionan con un inviduo (Natalia) en función de ejecutar un programa académico.
perdida 36000 expedientes
http://www.elespectador.com/noticias/judicial/articulo172031-bodega-del-inpec-desaparecen-36-mil-procesos-de-judicatura
En bodega del Inpec, desaparecen 36 mil procesos de la Judicatura
Autoridades dicen que, al parecer, el administrador de la bodega vendía los documentos como papel reciclado
La Fiscalía General de la Nación abrió investigación en contra del coordinador de Archivos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Guillermo González, quien estaba encargado de cuidar la bodega en la que se encontraban más de 36 mil procesos judiciales.
González, que fue capturado por las autoridades, ya recuperó su libertad, tras la audiencia en la que se le formularon cargos, debido a las disposiciones del nuevo Sistema Penal Acusatorio.
El abogado defensor del indiciado, que llevaba 25 años al servicio del Inpec, dijo que es muy posible que se hayan peridido muchos más procesos en el sector de Montevideo, en Bogotá, tras las denuncias de la Fiscalía en torno al extravío de los procesos en la bodega, que se ubicaba en esa zona de la capital.
Sin embargo, aseguró que no hay ningún indicio certero de la responsabilidad de su cliente en esta irregularidad, pues en el lugar laboran otras personas, que tienen que ver más con la administración judicial, que con el mismo Inpec.
Por peculado por apropiación, obstrucción y destrucción a documentos públicos será procesado el funcionario del Inpec, quien se encargaba de cuidar la bodega donde permanecían los procesos, que había sido tomada en arriendo por parte del organismo.
Según la investigación, los documentos relacionados con estos procesos eran vendidos como papel reciclado y habían ido a parar a ese lugar, como quiera que se trataba de trámites que habían sido suspendidos transitoriamente, por diversas motivaciones.
Entre los 36 mil casos se contaban varias investigaciones importantes en contra de paramilitares, narcotraficantes y personalidades sindicadas de mantener algún tipo de vínculos con sectores pertenecientes a tales grupos.
En bodega del Inpec, desaparecen 36 mil procesos de la Judicatura
Autoridades dicen que, al parecer, el administrador de la bodega vendía los documentos como papel reciclado
La Fiscalía General de la Nación abrió investigación en contra del coordinador de Archivos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Guillermo González, quien estaba encargado de cuidar la bodega en la que se encontraban más de 36 mil procesos judiciales.
González, que fue capturado por las autoridades, ya recuperó su libertad, tras la audiencia en la que se le formularon cargos, debido a las disposiciones del nuevo Sistema Penal Acusatorio.
El abogado defensor del indiciado, que llevaba 25 años al servicio del Inpec, dijo que es muy posible que se hayan peridido muchos más procesos en el sector de Montevideo, en Bogotá, tras las denuncias de la Fiscalía en torno al extravío de los procesos en la bodega, que se ubicaba en esa zona de la capital.
Sin embargo, aseguró que no hay ningún indicio certero de la responsabilidad de su cliente en esta irregularidad, pues en el lugar laboran otras personas, que tienen que ver más con la administración judicial, que con el mismo Inpec.
Por peculado por apropiación, obstrucción y destrucción a documentos públicos será procesado el funcionario del Inpec, quien se encargaba de cuidar la bodega donde permanecían los procesos, que había sido tomada en arriendo por parte del organismo.
Según la investigación, los documentos relacionados con estos procesos eran vendidos como papel reciclado y habían ido a parar a ese lugar, como quiera que se trataba de trámites que habían sido suspendidos transitoriamente, por diversas motivaciones.
Entre los 36 mil casos se contaban varias investigaciones importantes en contra de paramilitares, narcotraficantes y personalidades sindicadas de mantener algún tipo de vínculos con sectores pertenecientes a tales grupos.
viernes, 6 de noviembre de 2009
Archivos DAS, Archivos & Valoración
Fuente de la información: http://www.eltiempo.com/colombia/justicia/onu-participara-en-depuracion-de-archivos-del-das-tras-acuerdo-entre-ese-organismo-y-colombia_6513528-1
ONU participará en depuración de archivos del DAS tras acuerdo entre ese organismo y Colombia
El documento, conocido por EL TIEMPO, fue anunciado ayer por el director del DAS, Felipe Muñoz.
El gobierno colombiano y Naciones Unidas llegaron un acuerdo que permitirá a la ONU participar en el proceso de depuración de los archivos de inteligencia y contra inteligencia, como lo recomienda la Ley 1288 del 2009, ratificada en marzo de este año.
En el marco de las audiencias anuales que realiza en Washington la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH). Según le dijo Muñoz a EL TIEMPO, la idea es usar al DAS como un 'piloto' en el tema de la depuración de archivos, que luego podría extenderse a Policía y Ejército.
En principio se crearía una comisión con participación internacional compuesta por 10 personalidades que ofrecerán sus recomendaciones para el proceso de depuración a más tardar en cuatro meses.
El convenio se concretó la semana pasada entre el DAS y la Oficina del Alto Comisionado para los Derechos Humanos en Colombia, que dirige Cristian Salazar.
La Ley 1288 fue aprobada a la luz de los escándalos que sacudieron a esta institución cuando se reveló que venía espiando ilegalmente a políticos, periodistas, ONG y magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
Entre otras cosas, esta Ley (la Ley General de Inteligencia) obliga a revisar los archivos existentes y prohíbe recoger información por "razones de género, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica, pertenencia a una organización sindical, social o de derechos humanos, o para promover los intereses de cualquier partido político".
En un decreto posterior para reglamentarla, el gobierno había anunciado que se podría con la participación de la ONU. Según Muñoz, una vez implementado este proceso, el DAS se convertirá en "la entidad de inteligencia pionera en el proceso de depuración de sus archivos, lo que demuestra la voluntad indeclinable del gobierno y de la dirección del organismo en avanzar hacia una entidad que respeta los derechos ciudadanos mientras adelanta su labor de una manera profesional".
En el Congreso colombiano está en vías de ser aprobada otra ley que disuelve al DAS y crea una nueva entidad civil que será más pequeña y de limitadas funciones. La decisión de consultar a la ONU hace parte de un paquete de medidas que busca hacer más transparente el funcionamiento de la inteligencia y evitar prácticas como las que han salido a la luz con el escándalo de las 'chuzadas'.
Responde, además, al malestar internacional que causaron revelaciones según las cuales la misma ONU y la CIDH habían sido víctimas del espionaje. Muñoz estará en Washington hasta el martes, en gran parte, explicando los pasos que ha tomado el gobierno para depurar el DAS.
Entre las audiencias de la CIDH, tanto las públicas como las privadas, hay varias que tratan precisamente el tema de las interceptaciones ilegales. Una de ellas fue convocada fue por el Colectivo de Abogados José Alvear Restrepo -también víctima de las interceptaciones- y se espera salgan a la luz fuertes acusaciones.
El lunes, Muñoz acompañará al vicepresidente Francisco Santos y al embajador Luis Alfonso Hoyos en una reunión que se solicitó a la CIDH para dar cuentas sobre este mismo tema y hablar sobre las garantías a las ONG en Derechos Humanos.
SERGIO GÓMEZ MASERI
Corresponsal de EL TIEMPO
Washington
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